Wie der Europa Möbel‑Verbund KI mit eigenen Botschaftern in die Abteilungen gebracht hat
Ein festes Netzwerk aus KI-Botschaftern, Use Cases vom Vertrieb bis zum Brand Management, eine verbindliche KI-Richtlinie und ein roter Faden für Zentrale und Möbelhäuser: Weitere KI-Projekte setzt der EMV heute eigenständig um.
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Über das Unternehmen
Der Europa Möbel-Verbund (EMV) ist ein Einkaufs- und Marketingverbund des mittelständischen Möbelhandels mit Sitz in Fahrenzhausen bei München. Die Zentrale arbeitet für mehrere hundert angeschlossene Möbelhäuser, die als Gesellschafter eigenständig bleiben. Für die Einführung von KI heißt das: Was in der Zentrale funktioniert, muss auch zu sehr unterschiedlichen Häusern passen.
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Zentrale in Fahrenzhausen bei München
mehrere hundert
angeschlossene Möbelhäuser, die eigenständig bleiben
Ausgangssituation
Der EMV hat früh angefangen. Schon 2024 prüfte der Verbund gemeinsam mit AI FIRST, wie KI die Gesellschafter unterstützen kann. Es entstanden Agenten und Prompts, damals in ChatGPT. In der breiten Masse kamen sie aber nie dauerhaft an.
2025 entschied der EMV, das Thema neu und strukturiert anzugehen. Die Grundlagen dafür hatte er selbst gelegt: eine unternehmensweite Umfrage zu den genutzten KI-Tools, eine abteilungsübergreifende KI-Taskforce und monatliche Workshops. Die Umfrage zeigte ein Bild, das viele Unternehmen kennen:
- KI diente vor allem für Recherche und bessere Texte.
- Ein erheblicher Teil der Belegschaft nutzte KI noch gar nicht.
- Es gab noch keinen gemeinsamen Rahmen dafür, welche Tools wofür genutzt werden.
Was fehlte, war ein strukturierter, sicherer und strategisch abgestimmter Weg. Der EMV setzte sich vier Ziele: Mitarbeitende im sicheren und kompetenten Umgang mit KI schulen, KI der breiten Masse zugänglich machen, einen gesetzeskonformen und datenschutzgerechten Rahmen schaffen und den Anschluss an die technologische Entwicklung halten. Den Ausschlag für AI FIRST gab der Ansatz: Mitarbeitende nicht nur mit Tools ausstatten, sondern sie befähigen, mit internen KI-Botschaftern als Multiplikatoren und mit Use Cases, die schon während der Schulung entstehen und umgesetzt werden.
Was wir zusammen gemacht haben
Der EMV hat KI auf drei Ebenen angegangen: bei den Menschen, die KI in die Abteilungen tragen, bei der Führung und bei den Abteilungen selbst.
KI-Botschafter-Ausbildung: In zwölf Wochen bildete AI FIRST interne Multiplikatoren in fünf Modulen à zwei Stunden aus. Am Anfang stand eine Abfrage des Kenntnisstands. Darauf baute das Programm Schritt für Schritt auf, und wer an einer Stelle hing, wurde abgeholt.
Management-Workshop (Oktober 2025): Die Führung arbeitete am großen Zielbild und an einer langfristigen KI-Ausrichtung für den EMV. Dabei unterschied sie bewusst zwischen der KI-Strategie für die Zentrale und einem möglichen Baukastensystem für die angeschlossenen Möbelhäuser. So passt der Plan zu einer Struktur aus einer Zentrale und vielen eigenständigen Häusern.
KI-Hackathon (November bis Dezember 2025): Im gemeinsamen Hackathon setzten die Abteilungen konkrete Use Cases um und erarbeiteten Quick Wins mit No-Code-Tools.
Die Klammer bildete das Enablement-Konzept von AI FIRST: befähigen statt nur Tools verteilen, Multiplikatoren im eigenen Haus, Use Cases schon während der Schulung.
Was heute anders ist
Der EMV führt weitere KI-Projekte heute eigenständig durch und schließt sie ab. Getragen wird das von einem festen Netzwerk aus KI-Botschaftern: Sie wirken als dauerhafte Multiplikatoren und tragen ihr Wissen selbst in ihre Abteilungen. Dass die Kompetenzen auf breiter Basis gewachsen sind, bestätigt eine Abfrage zum Projektabschluss.
Use Cases vom Vertrieb bis zum Brand Management.
Schon während der Zusammenarbeit brachten umgesetzte Use Cases Produktivitätsgewinne, in Vertrieb, Einkauf, Personal, IT und Brand Management. Der EMV hat sie intern geteilt und damit eine breite Masse entlastet.
Ein verbindlicher Rahmen.
Eine KI-Richtlinie ist erarbeitet und verabschiedet. Sie bildet die Grundlage für einen sicheren, datenschutzgerechten Umgang mit KI und gibt allen Mitarbeitenden Orientierung.
Ein fester Ort für das Wissen.
Eine strukturierte Wissensdatenbank bündelt die dokumentierten Use Cases der Abteilungen, Promptvorlagen, eine Tool-Übersicht und die KI-Richtlinie. Sie ist die zentrale Anlaufstelle für alle KI-Themen im EMV.
Ein roter Faden über das laufende Jahr hinaus.
Die Strategie aus dem Management-Workshop hat der EMV weiter konkretisiert und für 2026 und darüber hinaus skizziert. Einen roten Faden in diesem Umfang und dieser Konkretheit hätte es ohne die Zusammenarbeit mit AI FIRST nach Einschätzung des EMV vermutlich nicht gegeben. Ein Projektabschlussbericht mit Lessons Learned und Skalierungsplanung macht aus dem Programm eine Roadmap statt eines Einmalprojekts.
Damit KI kein kurzlebiger Hype bleibt, prüft der EMV die Nutzungszahlen regelmäßig und steuert gezielt gegen, wenn sie sinken.
„Die Zusammenarbeit kann vom ersten Moment an als auf Augenhöhe und sehr persönlich beschrieben werden.“
Was ihr davon mitnehmen könnt
- Tools allein bringen KI nicht in die Breite. Es braucht Menschen im eigenen Haus, die ihre Abteilung kennen und andere mitnehmen.
- Befähigung, Zielbild der Führung und Umsetzung in den Abteilungen gehören zusammen. Der EMV hat alle drei in einem Programm verbunden.
- Habt ihr eine Zentrale und eigenständige Einheiten, plant für beide getrennt: eine Strategie für die Zentrale, ein Baukasten für die Einheiten.
- Ein verbindlicher Rahmen und ein fester Ort für Use Cases machen aus einer Schulung eine dauerhafte Arbeitsweise. Regelmäßiges Messen hält sie lebendig.
Was bei Europa Möbel-Verbund geklappt hat, geht auch bei euch.
- Ihr wählt aus, wen ihr ausbilden wollt
- Angebot und Programm-PDF kommen per Mail
- In 30 Minuten gehen wir alles durch und legen den Start fest
Wen wollt ihr ausbilden?
- Zertifikat für jede Person
- Für die KI-Kompetenzpflicht nach EU AI Act
- Arbeiten in eurem freigegebenen KI-Tool
- Unabhängig: Langdock, Copilot, Gemini, Claude